Các loại đầu số hotline hiện nay và kinh nghiệm lựa chọn, triển khai tổng đài hotline
Đầu số hotline là gì?
Đầu số hotline hay đường dây nóng là một kênh liên lạc phổ biến của doanh nghiệp dùng để tiếp nhận phản hồi của khách hàng khi họ có nhu cầu.
Hotline được sử dụng nhiều trong kinh doanh hay các dịch vụ chăm sóc khách hàng (CSKH) thể hiện tính hiện đại, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, mang lại sự hiệu quả và sự hài lòng đến từ khách hàng.
Các loại đầu số hotline hiện nay:
Đầu số 1900: Là dạng đầu số giá trị gia tăng. Đầu số 1900 thống nhất toàn quốc không phân biệt mã vùng, tính cước người gọi và chiết khấu theo tỷ lệ % cho doanh nghiệp. Có chức năng tiếp nhận cuộc gọi, không cho phép gọi ra.
Đầu số 1800: Là đầu số hoàn toàn miễn phí cho người gọi đến. Đầu số 1800 thống nhất toàn quốc không phân biệt mã vùng, tính cước toàn bộ cho đơn vị đăng ký đầu số. Chỉ có chức năng tiếp nhận cuộc gọi, không cho phép gọi ra.
Đầu số cố định: hay đầu số điện thoại bàn là đầu số dạng 02x, định danh theo mã tỉnh thành. Đầu số cố định có thể nghe gọi nội hạt, liên tỉnh, di động.
Đầu số di động: hay còn gọi đầu số Mobile SIP Trunking là đầu số dạng 033, 056, 070, 088... không biệt theo mã vùng.
Xác định nhu cầu, mục đích, lựa chọn loại đầu số hotline phù hợp
Với sự đa dạng đầu số hotline trên thị trường hiện nay, việc xác định đúng mục đích, nhu cầu sử dụng sẽ giúp các doanh nghiệp khai thác hiệu quả đường dây tổng đài, từ đó hỗ trợ tốt hơn các hoạt động mà vẫn đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí.
Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô cũng như lĩnh vực hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ thích hợp với từng loại hình tổng đài hotline khác nhau, chính vì thế trước hết mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống chặt chẽ.
Một số mục cần xác định khi triển khai tổng đài
- Chọn tổng đài ảo hay tổng đài vật lý?
- Đầu số triển khai?
- Số lượng máy nhánh cho nhân viên?
- Kịch bản cuộc gọi (lời chào, phòng ban, cuộc gọi trong - ngoài giờ, …)
- Số cuộc gọi đồng thời cùng lúc?
- Cần ghi âm cuộc gọi không, nếu có thì cần ghi âm trong bao lâu?
- Có tích hợp với CRM, ERP?
- Thiết bị nghe gọi?
Cân đối chi phí đầu tư:
- Triển khai tổng đài bao gồm 2 loại chi phí:
- Chi phí ban đầu: Chi phí khởi tạo và triển khai
- Chi phí duy trì: Chi phí duy trì tổng đài và thuê bao hàng tháng.
