Sự thay thế của tổng đài ảo cho phần mềm tổng đài vật lý truyền thống đã giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những rủi ro, sự cố có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên sẽ không có bất cứ phần mềm nào hoàn hảo về mọi mặt. Các hoạt động trên tổng đài ảo phụ thuộc hoàn toàn vào internet, chính vì thế sẽ không tránh khỏi việc gặp gián đoạn trong quá trình sử dụng khi mất điện, mất internet bất chợt.
Cách giữ kết nối cuộc gọi của tổng đài ảo khi mất điện đột ngột
1. Chuyển tiếp cuộc gọi từ tổng đài sang số điện thoại
Đây là một cách giữ kết nối của tổng đài ảo khi mất điện bất chợt vô cùng hiệu quả. Hệ thống tổng đài VoIP có chức năng chuyển tiếp cuộc gọi từ tổng đài sang số điện thoại cá nhân của tư vấn viên, giúp cuộc gọi của khách hàng đến doanh nghiệp luôn được diễn ra suôn sẻ dù gặp bất kỳ trường hợp đột ngột nào. Ví dụ như ngoài giờ trực tổng đài, mất điện bất chợt, đường truyền internet không ổn định,…Để làm được điều đó, khi thiết lập tổng đài bạn chỉ cần đăng ký các đầu số gọi ra ngoài hệ thống, thiết lập chức năng chuyển tiếp cuộc gọi tự động và cuối cùng là cấu hình theo nhu cầu của doanh nghiệp.
2. Chuyển từ cuộc gọi thoại sang thư thoại
Khi mất điện bất chợt, bạn hoang mang không biết phải làm sao để giữ kết nối cuộc gọi với khách hàng. Đừng lo lắng bởi tổng đài ảo có hỗ trợ chức năng thư thoại, khách hàng có thể để lại lời nhắn, nhu cầu, câu hỏi của mình. Thư thoại có thể được lưu lại kể cả khi mất điện hay mất kết nối mạng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập chuyển tiếp thư thoại sang email để dễ dàng xử lý hơn.
3. Chuyển tiếp cuộc gọi sang máy nhánh của chi nhánh kinh doanh khác
Sẽ thật không may nếu một cuộc gọi liên quan đến giao dịch bị mất kết nối giữa chừng, làm gián đoạn thông tin cũng như chất lượng buổi giao dịch. Chính vì thế tổng đài ảo sẽ hỗ trợ bạn chuyển tiếp cuộc gọi đang bị trục trặc sang máy nhánh của một chi nhánh khác của doanh nghiệp, duy trì cuộc giao dịch đang thực hiện dang dở.
4. Luôn chuẩn bị sẵn nguồn điện dự phòng
Hãy chuẩn bị nguồn điện dự phòng như UPS, máy phát điện,… luôn được nạp đầy đủ và sẵn sàng dùng ngay bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, để các cuộc gọi không bị gián đoạn, bạn cần cung cấp điện đầy đủ cho cả đường truyền mạng. Chẳng hạn như sử dụng modem, thiết bị định tuyến, thiết bị chuyển mạch,…
5. Tìm kiếm nhà cung cấp internet dự phòng
Hệ thống tổng đài cloud phụ thuộc hoàn toàn vào điện và internet nên để đảm bảo hơn cho sự ổn định và chất lượng cuộc gọi, ngoài nguồn điện dự phòng ra bạn cũng cần tìm kiếm thêm một nhà cung cấp dịch vụ internet dự phòng cho vài trường hợp khẩn cấp. Bởi đôi khi, đường truyền internet không ổn định có thể do nhà cung cấp internet đó.
6. Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín
Ngoài hai yếu tố đầu tiên quyết ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của tổng đài ảo, thì đôi khi trục trặc cũng xảy ra từ bất ổn từ hệ thống của nhà cung cấp. Chính vì thế bên cạnh việc chuẩn bị những giải pháp để xử lý các vấn đề phát sinh, thì việc đặt ra tiêu chí để chọn lựa tổng đài, nhà cung cấp cũng vô cùng quan trọng.
