Công nghệ ngày nay đã tạo ra cho doanh nghiệp vô vàn cơ hội để có thể phát triển, kinh doanh hiệu quả hơn với các giải pháp, hệ thống sử dụng công nghệ 4.0 điển hình là giải pháp phần mềm tổng đài ảo - hiện đang dẫn đầu xu hướng bởi sự hiệu quả mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp chưa triển khai, hoặc đang có ý định triển khai sử dụng tổng đài ảo thì cần những lưu ý gì khi mua phần mềm tổng đài ảo?
Không đặt giá cả làm ưu tiên hàng đầu
Một trong những ưu điểm hàng đầu của tổng đài ảo là tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi lựa chọn nhà cung cấp tổng đài, doanh nghiệp đừng quá chú trọng và vấn đề giá cả. Thay vào đó, chất lượng mạng mới là điều cần ưu tiên đặt lên hàng đầu.
Doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố như: đường dây, quy trình hoạt động, chức năng, thông số kỹ thuật, chất lượng các cuộc gọi nội bộ cũng như gọi cho khách hàng,… phải đạt hiệu quả và chất lượng cao nhất.
Sự uy tín của dịch vụ
Do sự cạnh tranh cao của thị trường ngày nay, các doanh nghiệp không ngừng nâng cấp chất lượng dịch vụ của mình để thu hút khách hàng tiềm năng. Thế nên dịch vụ cung cấp phần mềm tổng đài ảo phát triển rất nhanh. Các nhà cung cấp dịch vụ này cũng xuất hiện đông đảo với nhiều mức giá khác nhau.
Do đó, việc lựa chọn một địa chỉ uy tín để lắp đặt tổng đài ảo là điều vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Cần lựa chọn những nơi có địa chỉ xác thực, có bằng chứng xã hội rõ ràng,… Và hơn hết là sự uy tín của nhà cung cấp trên thị trường để có được sự lựa chọn đúng đắn nhất.
Bảo mật
Yếu tố bảo mật là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó bạn phải chắc chắn rằng nhà cung cấp có bảo đảm cho doanh nghiệp bạn về vấn đề bảo mật thông tin khách hàng hay không, và các thông tin cá nhân của doanh nghiệp.
Chính sách hỗ trợ từ nhà cung cấp
Thông thường, dịch vụ bảo hành, sửa chữa khi có sự cố kỹ thuật đều sẽ được thực hiện miễn phí. Do đó, trước khi lắp đặt mạng, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu trước là mình có phải bỏ chi phí cho việc nâng cấp hay sửa chữa không hay bên phía nhà cung cấp sẽ thực hiện miễn phí. Hoặc khi có vấn đề xảy ra, phía hỗ trợ kỹ thuật có sẵn sàng hỗ trợ 24/7 không,… Vấn đề này tuy đơn giản, nhưng các doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý khi khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp để tránh gặp phải những rắc rối không cần thiết.
Đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm
Yếu tố cuối cùng cũng quan trọng không kém chính là đội ngũ nhân sự. Doanh nghiệp bạn nên lựa chọn những nhà cung cấp sở hữu lực lượng chuyên viên chuyên nghiệp. Để quá trình thiết lập, chuyển đổi hệ thống, sửa chữa,… diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng hơn.
Nói tóm lại, việc lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo là điều vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào khi bắt đầu chuyển sang đầu mạng mới này. Điều này không chỉ giúp cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp hoạt động một cách chuyên nghiệp, thuận lợi hơn, mà còn có thể tránh khỏi những rủi ro không cần thiết.