Softphone là gì?
Softphone là một ứng dụng độc lập, có thể tải xuống cho phép người dùng thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại qua Internet. Giao diện Softphone thường trông giống như một bàn phím quay số điện thoại truyền thống, nhưng cũng hiển thị thông tin bổ sung về danh tính của người gọi, thông tin liên hệ, lịch sử khách hàng,…
Sự khác nhau giữa softphone và hardphone là gì?
Hardphone
- Thiết bị nền tảng: Điện thoại IP, điện thoại analog
- Cơ chế hoạt động: Chỉ sử dụng trên những thiết bị chuyên dụng
- Chất lượng: Có thiết bị riêng nên khá ổn định
- Tính năng: Cố định, không thể thay đổi và tuỳ biến
- Tính linh hoạt: Cố định tại văn phòng, không thể sử dụng ở những nơi khác
- Chi phí: Rất thấp, vì có thể sử dung trên thiết bị cá nhân
Softphone
- Thiết bị nền tảng: Ipad, laptop, PC, smartphone
- Cơ chế hoạt động: Sử dụng trực tiếp trên phần mềm softphone, hoặc những phần mềm khác tuỳ theo lựa chọn của doanh nghiệp
- Chất lượng: Phụ thuộc vào độ “mượt mà” của Internet. Cuộc gọi chỉ suôn sẻ khi đường truyền internet ổn định. Ngược lại, sẽ bị chập chờn nếu internet gặp sự cố
- Tính năng: Đa dạng, dễ dàng tuỳ chỉnh theo nhu cầu
- Tính linh hoạt: Có thể sử dung ở bất kỳ đâu
- Chi phí: Rất thấp, vì có thể sử dung trên thiết bị cá nhân
Những điều cần biết về Softphone
Tối ưu chi phí
Doanh nghiệp có thể tối ưu hoá chi phí khi sử dụng Softphone, không cần đầu tư một hệ thống phần cứng vô cùng rườm rà và đắt đỏ. Chỉ với laptop, hoặc smartphone là có thể sử dụng ngay và có thể sử dụng ở bất kỳ đâu.
Liên lạc nội bộ
Hiện nay, những doanh nghiệp đa số đều có nhiều chi nhánh, nhiều phòng ban khác nhau để đáp ứng nhu cầu khách hàng theo từng khu vực. Vì vậy việc liên lạc giữa các chi nhánh, phòng ban, trao đổi thông tin sẽ gặp khá nhiều cản trở. Tuy nhiên, Softphone có thể giải quyết được khó khăn này cho doanh nghiệp khi được tích hợp trực tiếp vào tổng đài ảo, thống nhất kênh liên lạc giữa các bộ phận, chi nhánh. Việc quản lý thông tin cuộc gọi cũng trở nên dễ dàng hơn.
Sự linh hoạt
Softphones có thể kết nối bạn với đồng nghiệp, đối tác cho dù bạn ở bất cứ đâu một cách vô cùng thuận lợi. Sử dụng Softphones là một lựa chọn tuyệt vời vì chúng không dây và có thể mang theo bên mình mọi lúc.
Softphones có thể được cài đặt trên máy tính bàn, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh. Nhân viên có thể truy cập tất cả các tính năng hữu ích của tổng đài bất kể họ ở đâu. Mặt khác, vì không kết nối bằng dây nên chúng có thể giúp văn phòng của bạn bớt lộn xộn hơn.
Đa dạng tính năng
Ngoài tính năng nghe gọi thông thường, Softphone còn có những tính năng ưu việt khác như: ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động, tích hợp đầu số, đàm thoại nhiều bên,....
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp nên dùng Softphone hay Hardphone?
Cả 2 giải pháp Softphone hay Hardphone đều có ưu nhược điểm riêng và phù hợp với từng nhu cầu khác nhau trong công việc cũng như kinh phí của doanh nghiệp. Nhưng do Softphone đáp ứng được các yếu tố thiết yếu như sự linh hoạt trong di chuyển, đa dạng tính năng nên hiện nay được ưa chuộng hơn rất nhiều.
Hy vọng bài viết trên có thể giúp bạn nắm rõ những điều cần biết về Softphone. Tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp và hệ thống tổng đài ảo mà đưa ra sự lựa chọn chính xác nhất.